ПОСАДОВІ ІНСТРУКЦІЇ ТА РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ЇХ СКЛАДАННЯ

 

Як правило у суб’єктів господарювання працює значна кількість працівників з різних професій і посад, а тому постає питання щодо їх розмежування шляхом чіткого визначення функціональних обов’язків, які повинні виконувати відповідні працівники.

Кожен працівник повинен чітко знати свої права, завдання й обов’язки за займаною ним посадою (виконуваними ним роботами), а також бути повідомлений про відповідальність, яка йому загрожує за невиконання або неналежне виконання покладених на нього функцій.

З огляду на це, вкрай необхідною є наявність у суб’єктів господарювання правового документа, який би регламентував конкретні обов’язки, завдання, права, відповідальність, організаційно-правовий статус працівників та забезпечував би їм належні умови для ефективної праці.

Усю цю інформацію включають у посадові (робочі) інструкції, з якими працівників ознайомлюють під підпис.\

Обов’язковість складання посадових інструкцій

Обов’язковість складання посадових інструкцій прямо нормативно-правовими актами не передбачена, але про це побічно свідчать деякі норми законодавства.

Наприклад, в п. 1 ст. 29 КЗпП України зазначено, що до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний роз’яснити працівникові його права і обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору.

В ст. 2 Закону про оплату праці наведено поняття основної заробітної плати, яка представляє собою винагороду за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці (норми часу, виробітку, обслуговування, посадових обов’язків).

Тобто, до початку роботи роботодавець зобов’язаний розповісти працівникові які саме обов’язки він повинен виконувати і за що працівник буде отримувати заробітну плату. Виконати ці вимоги можна шляхом складання посадових інструкцій.

У Листі № 36-508 вказується, що роботодавець при прийомі на роботу працівника роз’яснює його права і обов’язки, посилаючись на посадову інструкцію.

Посадові інструкції дозволяють:

  • роботодавцю — визначити відповідність працівника займаній посаді;
  • працівникові — чітко уявляти коло своїх обов’язків.

Вимоги посадових інструкцій враховуються під час добору кандидатів на вільні посади, переведенні на іншу роботу, атестації працівників та притягненні їх до дисциплінарної відповідальності в разі невиконання чи неналежного виконання обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо.

Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників

Згідно з тим же Листом № 36-508, основою для складання посадових інструкцій є Довідник кваліфікаційних характеристик.

Довідник кваліфікаційних характеристик — це нормативний документ, який є обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності та служить основою, зокрема, для розробки посадових інструкцій працівникам, які закріплюють їх обов’язки, права та відповідальність.

Довідник кваліфікаційних характеристик визначає перелік основних робіт, які властиві тій або іншій посаді, і забезпечує єдність у визначенні кваліфікаційних вимог щодо певних посад.

Отже, посадові інструкції розробляють за кожною посадою, передбаченою в штатному розписі підприємства. Їх складають для таких категорій працівників:

— керівників[1];

— професіоналів;

— фахівців;

— технічних службовців.

Кваліфікаційна характеристика професії працівника, яка наводиться в Довіднику кваліфікаційних характеристик, має такі розділи (табл. 1):

Таблиця 1

Назва розділу Зміст розділу
«Завдання та обов’язки» У цьому розділі наведені типові професійні завдання, обов’язки та повноваження для певної посади, посилання на галузь необхідних знань
«Повинен знати» У цьому розділі наводяться основні вимоги до спеціальних знань, необхідних для виконання відповідних типових завдань та обов’язків, а також знань законодавчих актів, положень, інструкцій та інших нормативних документів, методів і засобів, які працівник повинен вміти застосовувати при виконанні своїх професійних обов’язків
«Кваліфікаційні вимоги» У цьому розділі визначено відповідно до певної посади вимоги до освітнього та освітньо-кваліфікаційного рівня, вимоги до післядипломної освіти і мінімальні вимоги до стажу роботи
Для професійної групи «Керівники» вимоги визначено залежно від рівня та функцій управління і керівництва, які відрізняються за своєю складністю та відповідальністю: керівники первинних структурних підрозділів, керівники структурних підрозділів вищого рівня, керівники підприємств, установ, організацій.
Для професійної групи «Професіонали» визначено вимоги повної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем — магістр, спеціаліст та чотирирівневе кваліфікаційне категоріювання.
Для професіоналів, зайнятих на складних і відповідальних роботах (інженер-конструктор, інженер-електронік тощо), запроваджено п’ятирівневе кваліфікаційне категоріювання
Для професійної групи «Фахівці» визначено вимоги базової або неповної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем — бакалавр, молодший спеціаліст та трирівневе кваліфікаційне категоріювання. В окремих випадках визначаються вимоги повної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем — спеціаліст.
Для професійної групи «Технічні службовці» визначено вимоги професійно-технічної освіти чи повної загальної середньої освіти та професійної підготовки на виробництві, у сфері послуг
«Спеціалізація» Цей розділ вводиться за необхідності.
Розділ «Спеціалізація» подає дані про похідні назви посад, характеристики робіт, галузеву віднесеність тощо, які вказують на особливості застосування посади

Для робітників розробляють робочі інструкції.

Довідник кваліфікаційних характеристик включає в себе так звані випуски, які формуються:

  • або за видами економічної діяльності;
  • або в розрізі галузей.

За необхідності завдання й обов’язки, включені Довідником кваліфікаційних характеристик у типову кваліфікаційну характеристику тієї чи іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями. Водночас коло завдань і обов’язків окремих працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.

При складанні посадових інструкцій також обов’язково треба враховувати вимоги КЗпП України, Закону про оплату праці та інших нормативно-правових актів про працю. Відповідно, зміна трудового законодавства тягне за собою і зміну посадових інструкцій.

Правила складання посадових інструкцій

Керівник підприємства забезпечує розроблення та затверджує посадові інструкції працівників:

  • на основі кваліфікаційних характеристик посад працівників;
  • з урахуванням особливостей штатного розкладу.

У Листі № 36-508 також зазначено, що посадові інструкції повинні відображати повний перелік:

  • завдань і обов’язків;
  • повноважень і відповідальності.

При цьому в разі необхідності вони повинні мати необхідні пояснення, а всі терміни — чіткі визначення.

Довідник кваліфікаційних характеристик передбачає наступні рекомендації щодо складання посадових інструкцій:

— всі посадові інструкції, що розробляються на підприємствах, в установах, організаціях, повинні бути взаємопов’язані, щоб не допускати дублювання в роботі працівників;

— посадові інструкції після їх затвердження керівником підприємства, організації, установи або за дорученням його заступниками, доводяться до працівника під розписку;

— в посадові інструкції можуть бути внесені зміни, доповнення лише на підставі наказу керівника підприємства, установи, організації за згодою працівника;

— наказ про внесення змін, доповнень до посадових інструкцій видається в разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності, раціональним розподілом праці;

— у разі зміни назви підприємства, установи, організації, їх структурного підрозділу або посади до посадових інструкцій також вносяться відповідні зміни.

Хто розробляє посадові інструкції та затверджує їх?

Досить часто роботодавці покладають обов’язки складання посадових інструкцій на працівників відділу кадрів, які не можуть та й не зобов’язані знати всі нюанси роботи за кожною посадою, тому й доручати розробку таких інструкцій їм недоцільно.

Набагато ефективніше буде, якщо посадові інструкції складатимуть керівники структурних підрозділів для посад (професій) працівників у відповідності до штатного розпису. Адже саме вони можуть визначити, які завдання повинні вирішувати співробітники для досягнення цілей, що стоять перед підрозділом і підприємством в цілому.

Проте розробляти посадові (робочі) інструкції може і спеціаліст із праці.

Готову посадову (робочу) інструкцію підписує керівник структурного підрозділу або спеціаліст, що підготував її. Потім інструкцію узгоджують з начальником відділу праці і заробітної плати, заступником директора за підлеглістю і юрисконсультом, після чого її затверджує керівник підприємства (роботодавець).

У правому куті першої сторінки посадової інструкції розташовується слово «Затверджую», підпис керівника про її затвердження, вказується посада, ініціали та прізвище керівника, а також дата затвердження.

У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади в родовому відмінку (повинна відповідати професійній назві роботи, передбаченій Класифікатором професій ДК 003:2010) та повна назва структурного підрозділу.

Один примірник інструкції зберігають у відділі кадрів підприємства, а другий передають працівнику.

Розділи посадових інструкцій

Текст посадової інструкції може включати сім розділів (п. 6 Загальних положень розд. 1 Випуску 1 Довідника кваліфікаційних характеристик):

1) «Загальні положення»;

2) «Завдання та обов’язки»;

3) «Права»;

4) «Відповідальність»;

5) «Повинен знати»;

6) «Кваліфікаційні вимоги»;

7) «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою».

Інформацію, що наводиться в розділах посадової інструкції, наведемо у табл. 2.

Таблиця 2

з/п Розділи посадової інструкції Зміст розділу
1. Загальні положення У цьому розділі наводяться:
• основні дані про посаду, сферу діяльності працівника;
• найменування підрозділу, де працює працівник;
• сфера діяльності працівника;
• порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків;
• безпосередня підпорядкованість;
• кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, спеціальність, необхідний стаж роботи за фахом, інші вимоги);
• наявність підлеглих;
• перелік основних законодавчих актів, інших матеріалів, якими керується в роботі працівник;
• порядок заміщення інших працівників на період їх тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини), а також хто заміщує його
2. Завдання та обов’язки У цьому розділі зазначається зміст діяльності працівника, зокрема:
• визначається самостійна ділянка роботи відповідно до Положення про підрозділ. Ділянка роботи може визначатися шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів або закріпленням за працівником переліку об’єктів, управління, або як перелік відносно самостійних питань;
• визначається перелік видів робіт, з яких складаються їх функції. При встановленні видів робіт слід визначати їх за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує і т.д.);
• посадові обов’язки працівника повинні відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади
3. Права У цьому розділі визначаються і наводяться делеговані працівникові повноваження, за допомогою яких він повинен забезпечувати в процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань і обов’язків. наприклад:
• вносити пропозиції з відповідних питань;
• приймати певні рішення;
• погоджувати проекти документів;
• виконувати обов’язки представництва підрозділу з певних питань;
• брати участь у нарадах;
• отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів і т.п.
4. Відповідальність У цьому розділі містяться показники оцінки роботи співробітника і межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість і своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, зазначається, що працівник несе відповідальність за:
• невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов’язків;
• порушення правил внутрішнього трудового розпорядку і правил з охорони праці та інше
5. Повинен знати У цьому розділі містяться вимоги до спеціальних знань, а також знань законодавчих актів та нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків
6. Кваліфікаційні вимоги У цьому розділі вказуються норми, що стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів та досвіду, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою
7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою У цьому розділі визначається:
• коло основних взаємозв’язків працівника із співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, організаціями, установами, з якими працівник має службові взаємовідносини;
• терміни отримання та надання взаємної інформації (за наявності);
• порядок узгодження і затвердження відповідних документів і т.п.

Зверніть увагу, що в посадову інструкцію не обов’язково вносити всі перелічені розділи.

Наприклад, може бути відсутнім розділ «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою», якщо порядок взаємодії працівників підрозділів відображений у Положеннях про ці структурні підрозділи.

Водночас у посадових інструкціях працівників підприємств, що не мають структурного ділення, або працівників, безпосередньо підпорядкованих керівнику підприємства, необхідно детально викласти їх взаємовідносини з підрозділами, окремими працівниками і сторонніми організаціями.

Можна не включати в посадову інструкцію і розділ «Кваліфікаційні вимоги». У такому разі інформацію про рівень освіти, кваліфікацію, спеціальність, необхідний стаж роботи вказують у розділі «Загальні положення».

Похідні посади, назви яких утворені за допомогою додаткових ознак типу «заступник», «змінний» і т.п., мають такі ж кваліфікаційні характеристики, що й базові.

Завдання, обов’язки, знання та кваліфікаційні вимоги цих працівників при розробці посадових інструкцій визначаються на основі кваліфікаційної характеристики відповідної базової професії.

У всіх записах про виконувані роботи слід зазначати повну назву посади відповідно до Довідника кваліфікаційних характеристик, включаючи кваліфікаційну категорію, наприклад: «Художник-конструктор (дизайнер) I категорії».

Зразок посадової інструкції бухгалтера наведено на рис. 1 та 2.

Розділи робочих інструкцій

Конкретний перелік робочих обов’язків визначається робочими інструкціями робітників, які розробляють і затверджують на основі Довідника кваліфікаційних характеристик роботодавці, враховуючи конкретні завдання та обов’язки, права, відповідальність робітників та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації.

Під час розроблення робочих інструкцій забезпечується єдиний підхід до побудови структури і викладу змісту Розділів. Інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов’язків, відповідальності, у разі потреби мати необхідні пояснення, а всі терміни — чіткі визначення.

У зв’язку з тим, що окремі кваліфікаційні характеристики робітників містять тільки основні або типові завдання та обов’язки, роботодавець може доповнювати робочі інструкції видами робіт, які входять до складу технологічних карт, інструкцій, інших нормативних документів та визначені трудовим договором за умови додержання правил охорони праці, санітарних норм і вимог безпеки виконання робіт.

Робоча інструкція та зміна до неї погоджується профспілковим комітетом або іншим уповноваженим робочим органом трудового колективу.

Робочі інструкції після їх затвердження керівником підприємства, організації, установи або за дорученням його заступниками, доводяться до робітника під розписку.

Робочі інструкції складаються із таких розділів:

  • «Завдання та обов’язки»;
  • «Права»;
  • «Відповідальність»;
  • «Повинен знати»;
  • «Кваліфікаційні вимоги».

Інформацію, що наводиться в розділах робочої інструкції, наведемо у табл. 3.

Таблиця 3

з/п Розділи посадової інструкції Зміст розділу
1. Завдання та обов’язки У цьому розділі розкривається зміст робіт, які має виконувати робітник. Цей розділ також повинен містити характеристику робочого місця
2. Права У цьому розділі визначаються і наводяться делеговані робітникові повноваження, за допомогою яких робітник має забезпечувати у процесі своєї роботи виконання покладених на нього завдань та обов’язків
3. Відповідальність У цьому розділі містяться показники особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт, а також за невжиття належних заходів у межах своїх обов’язків
4. Повинен знати У цьому розділі містяться вимоги до спеціальних знань, умінь, майстерності робітника, викликані реальними умовами виробництва (сфери послуг), особливостями устаткування, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт
5. Кваліфікаційні вимоги Цей розділ містить норми, які стосуються професійної освіти та досвіду, достатніх для повного і якісного виконання робіт за професією

За необхідності робоча інструкція може бути доповнена розділами: «Загальні положення», «Приклади робіт», «Взаємовідносини (зв’язки) за професією».

У розділі «Загальні положення» містяться основні дані про професію, найменування виробничого підрозділу, де працює робітник, нормативні документи, якими він керується у своїй роботі, його підпорядкованість, порядок прийняття на роботу та звільнення.

У розділі «Приклади робіт» зазначаються види робіт, які має виконувати робітник. Наприклад, до переліку робіт, що виконує оператор з обробки інформації та програмного забезпечення, відносяться:

1) робота з сучасними операційними системами та прикладними програмами;

2) забезпечення захисту інформації;

3) створення документів, таблиць, презентацій, баз даних, графічних об’єктів, анімацій, креслень, тривимірних об’єктів, відеоматеріалів, Веб-сайтів і Веб-документів;

4) робота з налагодження, підключення та обслуговування периферійних пристроїв і оргтехніки, усунення пошкоджень;

5) усунення недоліків у роботі програмного забезпечення, периферійного обладнання та офісної техніки;

6) налагодження комп’ютерних мереж, встановлення кодів, паролів;

7) реклама та продаж комп’ютерного обладнання та програмного забезпечення, периферійних пристроїв, витратних матеріалів та мережевого обладнання.

У розділі «Взаємовідносини (зв’язки) за професією» визначаються основні взаємозв’язки робітника із іншими працівниками, які необхідні для виконання покладених на нього обов’язків.

Список використаних документів

 

КЗпП України — Кодекс законів про працю України

Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.1995 р. за № 108/95-ВР «Про оплату праці»

Довідник кваліфікаційних характеристик — Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 р № 336

Класифікатор професій ДК 003:2010 — Класифікатор професій ДК 003:2010, затверджений наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 р. № 327

Лист № 36-508 — Лист Мінпраці України від 03.10.2005 р. № 36-508 «Посадові інструкції працівників»

[1]        Виняток можуть становити окремі керівники, для яких правове положення, основні завдання, обов’язки, права і відповідальність визначені в Статуті підприємства або в Положенні про структурний підрозділ.

 

Напечатать Напечатать
Cкачать pdf
Поделиться: