Отправляем работника в отпуск — шпаргалка бухгалтера

Лето — прекрасная пора. Особенно для отдыха, а, значит, для отпуска. Именно на летний период приходится основная масса отпусков и бухгалтеру нужно быть во всеоружии. В данном случае мы поговорим с Вами о ежегодных (основных и дополнительных) отпусках.

Хотя четкого определения понятия «отпуск» нет в нормативных документах, отпуском считается один из видов времени отдыха, предоставляемый работнику на установленный законом срок.

Несмотря на то, что в порядке предоставления ежегодного отпуска мало что изменилось, не стоит забывать на какие моменты следует обращать внимание.

Итак, начнем.

1. Кто имеет право на отпуск?

Согласно ст. 2 Закона об отпусках, право на отпуск имеют граждане Украины, которые:

— состоят в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности;

— работают по трудовому договору у физического лица.

Иностранцы и лица без гражданства, работающие в Украине, имеют право на отпуск наравне с гражданами Украины.

Право на отпуск обеспечивается:

— гарантированным предоставлением отпуска определенной продолжительности с сохранением на его период места работы (должности), заработной платы (помощи) в случаях, предусмотренных Законом об отпусках;

— запрещением замены отпуска денежной компенсацией, кроме случаев, предусмотренных ст. 24 Закона об отпусках.

2. Каков порядок предоставления ежегодных отпусков?

Ежегодные (основной и дополнительные) отпуска предоставляются работнику с таким расчетом, чтобы они были использованы до окончания рабочего года. При этом ежегодные дополнительные отпуска по желанию работника могут предоставляться:

— одновременно с ежегодным основным отпуском;

— или отдельно от него.

Некоторые виды ежегодных дополнительных отпусков (а именно, за работу с вредными и тяжелыми условиями труда; отдельным категориям работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья; работникам с ненормированным рабочим днем) предоставляются сверх ежегодного основного отпуска по одному основанию, которое выбирает сам работник. Порядок предоставления дополнительного отпуска по нескольким основаниям устанавливает Кабмин.

3. Когда возникает право на отпуск?

Право работника на ежегодные основной и дополнительные отпуска полной продолжительности в первый год работы наступает после окончания 6-ти месяцев непрерывной работы на данном предприятии.

В случае предоставления работнику таких отпусков до окончания этого срока их продолжительность определяется пропорционально отработанному времени.

Ежегодные отпуска полной продолжительности до наступления 6-тимесячного срока непрерывной работы в первый год работы на данном предприятии по желанию работника предоставляются:

1) женщинам — перед отпуском в связи с беременностью и родами или после него, а также женщинам, которые имеют 2-х и более детей возрастом до 15-ти лет или ребенка-инвалида;

2) инвалидам;

3) лицам в возрасте до 18-ти лет;

4) мужчинам, жены которых находятся в отпуске в связи с беременностью и родами;

5) лицам, уволенным после прохождения срочной воинской службы, воинской службы по призыву во время мобилизации, на особый период, воинской службы по призыву лиц офицерского состава или альтернативной (невоенной) службы, если после увольнения со службы они были приняты на работу в течение 3-х месяцев, не учитывая времени переезда к месту жительства;

6) совместителям — одновременно с отпуском по основному месту работы;

7) работникам, которые успешно учатся в учебных заведениях и желают присоединить отпуск ко времени сдачи экзаменов, зачетов, написания дипломных, курсовых, лабораторных и других работ, предусмотренных учебной программой;

8) работникам, которые не использовали по предыдущему месту работы полностью или частично ежегодный основной отпуск и не получили за него денежной компенсации;

9) работникам, которые имеют путевку (курсовку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лечения;

10) родителям-воспитателям детских домов семейного типа;

11) в других случаях, предусмотренных законодательством, коллективным или трудовым договором.

Кроме того, согласно ст. 81 КзоТ Украины, ежегодный отпуск полной продолжительности предоставляется до наступления 6-тимесячного срока непрерывной работы по желанию работников, переведенных на работу с одного предприятия на другое при соблюдении таких условий:

— работники не использовали ежегодный основной отпуск по предыдущему месту работы полностью или частично;

— работники не получили за неиспользованный отпуск денежной компенсации.

Работникам, дети которых в возрасте до 18-ти лет поступают в учебные заведения, расположенные в другой местности, по их желанию предоставляется ежегодный отпуск или его часть (не менее 12-ти календарных дней) для сопровождения ребенка к месту расположения учебного заведения и обратно. Если детей несколько (2 и более) такой отпуск предоставляется отдельно для сопровождения каждого ребенка.

Ежегодные отпуска за второй и следующие годы работы могут быть предоставлены работнику в любое время соответствующего рабочего года.

4. Что включается в стаж работы, который дает право на ежегодный отпуск?

В стаж работы, который дает право на ежегодный основной отпуск, включается:

1) время фактической работы (в том числе на условиях неполного рабочего времени) в течение рабочего года, за который предоставляется отпуск;

2) время, когда работник фактически не работал, но за ним согласно законодательству сохранялись место работы (должность) и заработная плата полностью или частично (в том числе время оплаченного вынужденного прогула, вызванного незаконным увольнением или переводом на другую работу);

3) время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) и ему выплачивалась помощь по государственному социальному страхованию, за исключением частично оплачиваемого отпуска по уходу за ребенком до достижения им 3-хлетнего возраста;

4) время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) и ему не выплачивалась заработная плата (ст. 25 и 26 Закона об отпусках), за исключением отпуска без сохранения заработной платы по уходу за ребенком:

— до достижения им 6-тилетнего возраста;

— в случае если ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый) — до достижения им 16-тилетнего возраста;

— если ребенку установлена категория «ребенок-инвалид подгруппы А» — до достижения им 18-тилетнего возраста;

5) время обучения с отрывом от производства продолжительностью менее 10 месяцев на дневных отделениях профессионально-технических учебных заведений;

6) время обучения новым профессиям (специальностям) лиц, уволенных в связи с изменениями в организации производства и труда, в том числе с ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием предприятия, сокращением численности или штата работников;

7) другие периоды работы, предусмотренные законодательством.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные отпуска, включается:

1) время фактической работы с вредными, тяжелыми условиями или с особым характером труда, если работник занят в этих условиях не менее половины продолжительности рабочего дня, установленной для работников данного производства, цеха, профессии или должности;

2) время ежегодных основного и дополнительных отпусков за работу с вредными, тяжелыми условиями и за особый характер труда;

3) время работы беременных женщин, переведенных на основании медицинского заключения на более легкую работу, на которой они не подвергаются влиянию неблагоприятных производственных факторов.

Если работник, переведенный на работу на другое предприятие, полностью или частично не использовал ежегодные основной и дополнительные отпуска и не получил за них денежную компенсацию, то в стаж работы, дающий право на ежегодные основной и дополнительные отпуска, включается время, за которое он не использовал эти отпуска по предыдущему месту работы.

Продолжительность основного ежегодного отпуска составляет не менее 24-х календарных дней. Большая продолжительность устанавливается отдельным категориям работающих.

Обратите внимание, согласно ст. 78 и 781 КзоТ Украины:

— дни временной нетрудоспособности работника, засвидетельствованной в установленном порядке, а также отпуска в связи с беременностью и родами, в ежегодные отпуска не включаются;

— праздничные и нерабочие дни при определении продолжительности ежегодных отпусков не учитываются.

5. В какой период предоставляются ежегодные отпуска?

Конкретный период предоставления ежегодных отпусков:

— устанавливается в утвержденном графике отпусков;

— согласовывается между работником и собственником или уполномоченным им органом.

Не позднее, чем за 2 недели до установленного графиком срока, работник должен быть письменно уведомлен о дате начала отпуска.

На предприятии в обязательном порядке должен вестись учет отпусков, предоставляемых работникам.

Для некоторых категорий работников предусмотрены определенные периоды, когда им предоставляются ежегодные отпуска.

6. Как документально оформить предоставление отпуска?

Очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые:

— утверждаются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом;

— доводятся до ведома всех работников.

График отпусков составляется на год. Хотя четко определенного времени для его составления нет, целесообразно это делать либо в конце года (на следующий год), либо в начале текущего года.

При составлении графиков учитываются:

— интересы производства;

— личные интересы работников;

— возможности для их отдыха.

Обратите внимание! Для некоторых категорий работников предусмотрены определенные периоды предоставления отпусков, значит при составлении графика отпусков нужно учитывать и эти моменты.

Определенная форма графика отпусков не установлена, но исходя из цели составления этого документа, он должен содержать такие показатели:

— Ф.И.О. работника;

— должность и/или подразделение, в котором работает работник;

— месяц предоставления отпуска;

— подпись работника («ознакомлен»).

Кроме того в графике отпусков может быть указано:

— вид отпуска;

— количество календарных дней отпуска;

— основание для предоставления отпуска (дата и номер приказа).

В зависимости от необходимости также могут быть указаны и другие показатели.

Конкретный период предоставления ежегодных отпусков (в пределах, установленных графиком) согласовывается между работником и собственником или уполномоченным им органом, который обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее, чем за 2 недели до установленного графиком срока.

Как правило, подача сотрудником заявления о предоставлении отпуска не требуется, ведь конкретный период указан в графике отпусков и уведомлении о предоставлении отпуска. Такое заявление необходимо, если работник (предварительно согласовав это с работодателем) желает уйти в отпуск в какой-либо другой период, чем указано в графике отпусков, или, например, взять только часть отпуска.

В заявлении обычно указывается:

— дата начала отпуска;

— его продолжительность.

На заявлении руководитель предприятия ставит свою подпись, тем самым соглашаясь предоставить отпуск в указанные в нем сроки.

Следующим шагом оформления отпуска является издание приказа о предоставлении отпуска. Для этого можно использовать типовую форму № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска», утвержденную Приказом № 489 или же составить приказ произвольной формы. Основанием для этого приказа является график отпусков или заявление работника (при его наличии).

В приказе может быть указано лицо, которое будет исполнять обязанности работника на период его отпуска.

Приказ о предоставлении ежегодного отпуска составляется в 2-х экземплярах:

— один для отдела кадров;

— второй для бухгалтерии.

Подписывает приказ руководитель предприятия.

Обратите внимание, если приказ о предоставлении отпуска издать за 2 недели до начала отпуска и работник его подпишет, соглашаясь с его сроками, это может служить письменным уведомлением о дате начала отпуска.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров вносит данные в личную карточку работника (типовая форма № П-2), утвержденную Приказом № 495/656, в раздел V «Отпуска».

В этом разделе отражаются такие данные:

— вид отпуска;

— период, за который он предоставляется;

— даты начала и окончания отпуска;

— основание для предоставления отпуска (номер и дата приказа (распоряжения) руководителя предприятия).

Пребывание работника в отпуске также отражается в табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5), утвержденном Приказом № 489.

В этом табеле:

— ежегодные основные отпуска отражаются буквенным кодом «В» или цифровым – «08»;

— ежегодные дополнительные отпуска отражаются буквенным кодом «Д» или цифровым – «09».

Приказ № 489 не устанавливает требований или методических рекомендаций относительно порядка заполнения табеля учета использования рабочего времени. Согласно Примечанию 2 к табелю, эта форма носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости она может быть дополнена другими показателями, необходимыми для учета на предприятии.

7. Как определить сумму отпускных?

Начисление выплат во всех случаях сохранения средней заработной платы, то есть и при предоставлении работнику отпуска, производится исходя из размера среднедневной (часовой) заработной платы.

Начисление отпускных, продолжительность которых рассчитывается в календарных днях, производится путем умножения размера среднедневной заработной платы на число календарных дней отпуска.

Праздничные и нерабочие дни (ст. 73 КЗоТ Украины), приходящиеся на период отпуска, в расчет продолжительности отпуска не включаются и не оплачиваются.

В случаях повышения тарифных ставок и должностных окладов на предприятии, в учреждении, организации согласно актам законодательства, а также по решениям, предусмотренным в коллективных договорах (соглашениях), как в расчетном периоде так и в периоде, в течение которого за работником сохраняется средний заработок, заработная плата, включая премии и другие выплаты, учитываемые при расчете средней заработной платы, за промежуток времени до повышения корректируются на коэффициент их повышения.

На хозрасчетных предприятиях и в организациях корректировка заработной платы и других выплат производится с учетом их финансовых возможностей.

Исходя из откорректированной таким образом заработной платы в расчетном периоде, определяется среднедневной (часовой) заработок. В случаях, когда повышение тарифных ставок и окладов состоялось в периоде, в течение которого за работником сохранялся средний заработок, по этому заработку осуществляются начисления только в части, касающейся дней сохранения средней заработной платы со дня повышения тарифных ставок (окладов).

В случае изменения тарифной ставки (должностного оклада) работнику в связи с присвоением высшего разряда, переводом на другую вышеоплачеваемую работу (должность), такая корректировка средней заработной платы не производится.

Порядок расчета средней заработной платы для целей оплаты работникам времени отпусков регулируется положениями Порядка № 100.

Для расчета средней заработной платы необходимо определить:

а) расчетный период;

б) состав выплат, включаемых в расчет.

Для расчета средней заработной платы для оплаты времени не только ежегодного отпуска, но и дополнительных отпусков в связи с обучением, творческого отпуска, дополнительного отпуска работникам, которые имеют детей, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска берутся выплаты за последние 12 календарных месяцев работы, которые предшествуют месяцу предоставления отпуска (или выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, но об этом подробнее немного позже).

Если работник проработал меньше года (отпуск можно получить через 6 месяцев после начала работы), то средняя заработная плата рассчитывается исходя из выплат за фактическое время работы, то есть с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск.

Время, в течение которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок или сохранялся только частично, исключается из расчетного периода.

Для работников со сдельной оплатой труда в случае отсутствия оперативных данных для расчета заработка за последний месяц расчетного периода он может заменяться другим месяцем, непосредственно предшествующим расчетному периоду.

Согласно п. 3 Порядка № 100, при расчете средней заработной платы в расчет включаются такие выплаты:

1) основная заработная плата;

2) доплаты и надбавки, в частности за:

— сверхурочную работу;

— работу в ночное время;

— совмещение профессий и должностей;

— расширение зон обслуживания или выполнение повышенных объемов работ рабочими-почасовиками;

— высокие достижения в труде (высокое профессиональное мастерство);

— условия труда;

— интенсивность труда;

— руководство бригадой;

— выслугу лет;

3) производственные премии;

4) премии за экономию конкретных видов топлива, электроэнергии и тепловой энергии;

5) вознаграждение по итогам годовой работы;

6) вознаграждение за выслугу лет;

7) выплаты за время, в течение которого работнику сохраняется средний заработок (то есть за время предыдущего ежегодного отпуска, выполнения государственных и общественных обязанностей, служебной командировки и т. д.);

8) пособие в связи с временной нетрудоспособностью;

9) тому подобное.

Следует обратить внимание, что:

премии включаются в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату;

единовременное вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включается в средний заработок путем прибавления к заработку каждого месяца расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год;

— все выплаты включаются в расчет средней заработной платы в том размере, в котором они начислены, без исключения сумм отчисления на налоги, взыскания алиментов и т.п. за исключением отчислений из заработной платы лиц, осужденных по приговору суда к исправительным работам без лишения свободы.

Согласно п. 4 Порядка № 100, при расчете средней заработной платы не учитываются:

— выплаты за выполнение отдельных поручений (единоразового характера), не входящих в обязанности работника (за исключением доплат за совмещение профессий и должностей, расширение зон обслуживания или выполнение дополнительных объемов работ и выполнение обязанностей временно отсутствующих работников, а также разницы в должностных окладах, выплачиваемой работникам, которые исполняют обязанности временно отсутствующего руководителя предприятия или его структурного подразделения и не являются штатными заместителями);

— единоразовые выплаты (например, компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь, помощь работникам, выходящим на пенсию, выходное пособие и т. п.);

— компенсационные выплаты на командировку и перевод (суточные, оплата за проезд, расходы на наем жилья, подъемные, надбавки, выплачиваемые вместо суточных);

— премии за изобретения и рационализаторские предложения, за содействие внедрению изобретений и рационализаторских предложений, за внедрение новой техники и технологии, за сбор и сдачу лома черных, цветных и драгоценных металлов, сбор и сдачу на восстановление отработанных деталей машин, автомобильных шин, ввод в действие производственных мощностей и объектов строительства (за исключением этих премий работникам строительных организаций, выплачиваемых в составе премий за результаты хозяйственной деятельности);

— денежные и вещевые вознаграждения за призовые места на соревнованиях, смотрах, конкурсах и т. п.;

— пенсии, государственная помощь, социальные и компенсационные выплаты;

— литературный гонорар штатным работникам газет и журналов, выплачиваемый по авторскому договору;

— стоимость бесплатно выданной спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, мыла, смывных и обезвреживающих средств, молока и лечебно-профилактического питания;

— дотации на обеды, проезд, стоимость оплаченных предприятием путевок в санатории и дома отдыха;

— выплаты, связанные с юбилейными датами, днем рождения, за долголетнюю и безупречную трудовую деятельность, активную общественную работу и пр.;

— стоимость бесплатно предоставленных некоторым категориям работников коммунальных услуг, жилья, топлива и сумма средств на их возмещение;

— заработная плата на работе по совместительству (за исключением работников, для которых включение ее в средний заработок предусмотрено действующим законодательством);

— суммы возмещения вреда, причиненного работнику увечьем или другим повреждением здоровья;

— доходы (дивиденды, проценты), начисленные по акциям трудового коллектива и вкладам членов трудового коллектива в имущество предприятия;

— компенсация работникам потери части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты.

Обратите внимание, заработная плата работникам за время отпуска выплачивается не позднее, чем за 3 дня до его начала.

Напечатать Напечатать
Cкачать pdf
Поделиться: