Компенсация за неиспользованный отпуск

Людмила Волинец

Использовать ежегодные отпуска полностью у работников получается не всегда. Если работник продолжает работать, то в будущем он обязательно сможет использовать заработанные им дни отдыха.

В том случае, когда с работодателем приходится расставаться по тем или иным причинам, тогда работнику должны начислить и выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск.

Какие это случаи и как работодатель должен определить количество неиспользованных дней отпуска и среднюю зарплату для оплаты компенсации?

Обо всем этом мы расскажем в нашей публикации.

В каких случаях работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск?

Право на отпуск, и соответственно, на компенсацию за неиспользованный отпуск имеют граждане Украины, состоящие в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями независимо от формы собственности или работающие у физического лица по трудовому договору.

Исчерпывающий перечень случаев, при которых выплачивают компенсацию за неиспользованные дни ежегодного основного и дополнительного отпусков, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, приведен в ст. 24 Закона об отпусках и ст. 83 КЗоТ Украины.

Денежная компенсация за неиспользованные ежегодные отпуска предоставляется в таких случаях:

♦ увольнение работника;

♦ перевод работника на работу на другое предприятие;

♦ по желанию работника часть ежегодного отпуска заменяется денежной компенсацией;

♦ смерть работника.

В случае увольнения работника ему выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — лицо с инвалидностью с детства подгруппы А I группы.

В случае увольнения руководящих, педагогических, научных, научно-педагогических работников, специалистов учебных заведений, которые до увольнения проработали не менее 10 месяцев, денежная компенсация выплачивается за не использованные ими дни ежегодных отпусков из расчета полной их продолжительности.

В случае перевода работника на работу на другое предприятие денежная компенсация за не использованные им дни ежегодных отпусков по его желанию должна быть перечислена на счет предприятия, на которое перешел работник.

По желанию работника часть ежегодного отпуска заменяется денежной компенсацией. При этом продолжительность предоставленного работнику ежегодного и дополнительных отпусков не должна быть менее 24 календарных дней.

Лицам в возрасте до 18 лет замена всех видов отпусков денежной компенсацией не допускается.

В случае смерти работника денежная компенсация за не использованные им дни ежегодных отпусков, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — лицо с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, выплачивается наследникам.

За какие дни неиспользованных отпусков нужно выплачивать денежную компенсацию?

Денежная компенсация выплачивается не за все виды неиспользованных отпусков. Согласно ст. 24 Закона об отпусках и ст. 83 КЗоТ Украины компенсируется неиспользованный обычный ежегодный отпуск а также дополнительный отпуск работникам, имеющим детей.

Ежегодный отпуск — это:

► ежегодный основной отпуск (согл. ст. 6 Закона об отпусках);

► ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и опасными условиями труда (ст. 7 Закона об отпусках);

► ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда (ст. 8 Закона об отпусках).

Дополнительный отпуск работникам, имеющим детей, — это социальный отпуск, предоставляемый:

◘ — женщине, работающей и имеющей двух или более детей до 15 лет, или ребенка-инвалида, или же усыновившей ребенка;

◘ — одинокой матери;

◘ — отцу, воспитывающему ребенка без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении);

◘ — лицу, взявшему ребенка под опеку, или одному из приемных родителей.

Следует отметить, что дополнительный отпуск работникам, имеющим детей, предоставляется в любое время в течение календарного года (независимо от отработанного времени и даты рождения ребенка — до или после).

Таким образом, денежная компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск рассчитывается исходя из полной продолжительности такого отпуска. Выплачивается она только при увольнении (Письмо № 76/13/116-15).

Также при переводе работника компенсация за такой отпуск не перечисляется на счет предприятия, на которое переходит работник (Письма № 807/13/155-13 и № 4053/0/14-15/18).

Независимо от вида неиспользованного отпуска, при наличии оснований денежная компенсация выплачивается за все периоды неиспользованного отпуска, то есть выплата компенсации не имеет срока давности.

При увольнении работника по каждому виду отпусков, подлежащих компенсации (то есть как по основному ежегодному, так и по дополнительному социальному отпускам), расчет неиспользованных дней для выплаты компенсации осуществляется отдельно.

При этом следует отметить, что если работник по каким-то причинам не воспользовался своим правом на ежегодный отпуск за несколько предыдущих лет (в частности за два, три, четыре или более лет), он имеет право использовать их, а при увольнении получить соответствующую сумму компенсации (Письмо № 774/13/116-15).

Когда работнику был установлен испытательный срок и его увольняют как такого, который не прошел испытание по ст. 28 КЗоТ Украины, ему обязаны также начислить и выплатить компенсацию за дни неиспользованного отпуска, как и другим работникам.

За какие отпуска и в каких случаях не выплачивают компенсации

Не выплачивается денежная компенсация за неиспользованные дни отпуска лицами в возрасте до 18 лет (ст. 24 Закона об отпусках, ч. 5 ст. 83 КЗоТ Украины).

Не выплачивают компенсацию также за учебные, творческие, чернобыльские отпуска и отпуска для подготовки и участия в соревнованиях.

  1. Рассчитываем дни неиспользованного отпуска для выплаты компенсации

Дни ежегодного отпуска, за которые нужно выплатить компенсацию работнику, рассчитывается исходя из фактически положенной ему продолжительности ежегодного отпуска, которая определяется пропорционально отработанному времени.

При этом очень редко бывает, что на день увольнения или перевода работник не использовал отпуск ровно за один год. Как правило этот период меньше или же больше.

Следовательно, для того, чтобы определить количество не использованных дней отпуска, необходимо использовать формулу, приведенную на рис. 1:

Рис. 1

где Дкомп — количество дней неиспользованного отпуска, за которые предоставляется компенсация;

Дотп — общая продолжительность ежегодного отпуска, предоставляемая за полный отработанный год;

Котр — количество календарных дней в текущем рабочем году до дня увольнения;

Потр — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ Украины, которые приходятся на текущий рабочий год до дня увольнения;

Кгод — общее количество календарных дней в текущем рабочем году;

Пгод — общее количество праздничных и нерабочих дней в текущем рабочем году.

Пример 1. Общая продолжительность отпуска работника по действующему законодательству составляет 24 календарных дня. Работник проработал на предприятии с 18.09.2017 г. по 09.07.2018 г. и ни одного дня не был в отпуске.

Рассчитаем количество дней неиспользованного отпуска, за которые положена денежная компенсация, и результат приведем на рис. 2.

Рис. 2

где 295 календарных дней — это отработанный период с 18.09.2017 г. по 09.07.2018 г. (13 + 31 + 30 + 31 + 31 + 28 +31 + 30 + 31 + 30 + 9);

10 календарных дней — количество праздничных и нерабочих дней в периоде с 18.09.2017 г. по 09.07.2018 г. (14 октября 2017 года, 25 декабря 2017 года, 1 и 7 января 2018 года, 8 марта 2018 года, 8 апреля 2018, года, 1, 9 и 27 мая 2018 года, 28 июня 2018 года);

365 календарных дней — общее количество календарных дней в текущем рабочем году (с 18.09.2017 г. по 17.09.2018 г.);

11 календарных дней — общее количество праздничных и нерабочих дней в текущем рабочем году (с 18.09.2017 г. по 17.09.2018 г.).

В нашем случае денежную компенсацию за неиспользованные дни отпуска работнику нужно выплатить за 19 календарных дней.

Однако, на практике более часто встречаются ситуации, когда работник проработал на предприятии несколько лет и до дня увольнения использовал часть ежегодных отпусков.

Пример 2. Общая продолжительность отпуска работника по действующему законодательству составляет 24 календарных дня за отработанный год. Работник проработал на предприятии с 19.05.2014 г. по 25.06.2018 г. Свое право на ежегодный отпуск работник использовал по 18.05.2017 г. включительно.

25 июня 2018 года работник увольняется.

Из условия примера следует, что работник не использовал ежегодный отпуск за отработанный рабочий год с 19.05.2017 г. по 18.05.2018 г. (это 24 календарных дня) и часть ежегодного отпуска за период с 19.05.2018 г. по 25.06.2018 г.

Рассчитаем общее количество дней неиспользованного отпуска, за которые положена денежная компенсация работнику и результат приведем на рис. 3.

Рис. 3

где 24 календарных дня — это дни отпуска за полностью отработанный год с 19.05.2017 г. по 18.05.2018 г.;

38 календарных дней за период с 19.05.2018 г. по 25.06.2018 г. (13 + 25);

1 календарный день — количество праздничных и нерабочих дней в этом же периоде (27 мая 2018 года);

365 календарных дней — общее количество календарных дней в рабочем году (с 19.05.2018 г. по 18.05.2019 г.);

11 календарных дней — общее количество праздничных и нерабочих дней в рабочем году (с 19.05.2018 г. по 18.05.2019 г.).

В нашем случае денежную компенсацию за неиспользованные дни отпуска работнику нужно выплатить за 27 календарных дней.

Пример 3. Работник принят на работу 3 февраля 2014 года, а с 1 июня 2018 года он увольняется. На предприятии установлена продолжительность ежегодного основного отпуска 24 календарных дня за каждый отработанный год.

В отпуске работник был 4 раза по 14 календарных дней (в общем 56 календарных дней).

Определяем количество дней неиспользованного отпуска в три этапа.

Этап 1. Определяем количество положенных дней отпуска за каждый отработанный год. За период работы работник имел право на такие дни отпуска:

♦ с 03.02.2014 г. по 02.02.2015 г. — 24 календарных дня;

♦ с 03.02.2015 г. по 02.02.2016 г. — 24 календарных дня;

♦ с 03.02.2016 г. по 02.02.2017 г. — 24 календарных дня;

♦ с 03.02.2017 г. по 02.02.2018 г. — 24 календарных дня;

♦ с 03.02.2018 г. по 01.06.2018 г. — 8 календарных дней (рис. 4).

Рис. 4

где 119 календарных дней — это отработанный период с 03.02.2018 г. по 01.06.2018 г. (26 + 31 + 30 + 31 + 1);

5 календарных дней — количество праздничных и нерабочих дней в периоде с 03.02.2018 г. по 01.06.2018 г. (8 марта 2018 года, 8 апреля 2018, года, 1, 9 и 27 мая 2018 года);

365 календарных дней — общее количество календарных дней в рабочем году (с 03.02.2018 г. по 02.02.2019 г.);

11 календарных дней — общее количество праздничных и нерабочих дней в текущем рабочем году (с 03.02.2018 г. по 02.02.2019 г.).

Всего за период работы на предприятии работник имел право на 104 календарных дня отпуска (24 + 24 + 24 + 24 + 8).

Этап 2. Определяем количество фактически использованных дней отпуска за отработанный период. По нашим данным оно составляет 46 календарных дней.

Этап 3. Определяем количество дней неиспользованного отпуска за фактически отработанный период путем вычитания положенных дней отпуска и фактически использованных дней:

104 календарных дня ‒ 56 календарных дней = 48 календарных дней.

Рассчитываем сумму компенсации за неиспользованный отпуск

Средняя заработная плата для выплаты компенсации за неиспользованные дни отпуска рассчитывается в соответствии с требованиями, изложенными в Порядке № 100.

Согласно абзацу 1 п. 2 Порядка № 100, для расчета суммы компенсации (как и для отпускных) принимают выплаты за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу выплаты компенсации.

Работнику, проработавшему менее года, средняя зарплата для расчета компенсации исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы: с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором выплачивается компенсация (абзац 2 п. 2 Порядка № 100).

Минсоцполитики в Письме № 493/18/99-14 отметило, что если первый день работы работника был первым рабочим днем для всех, указанный месяц будет учитываться при исчислении средней заработной платы для работника, проработавшего на предприятии меньше года.

Таким образом, если работник принят не с первого календарного дня, а с первого рабочего дня месяца, то в расчетный период для определения суммы отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск такой месяц необходимо включать.

Из расчетного периода исключают праздничные и нерабочие дни, а также периоды, в течение которых работник не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично (абзац 6 п. 2 Порядка № 100).

Речь идет об отпусках без сохранения зарплаты согласно статьям 25 и 26 Закона об отпусках, периодах по уходу за ребенком до трех лет (по медицинским показаниям — до шести и в некоторых случаях, предусмотренных законодательством, — до 16 лет).

То же самое со временем простоя, когда оно оплачено в размере меньше среднего заработка.

Кроме того, на основании данной нормы из расчетного периода исключают рабочие дни, не отработанные в связи с введением по инициативе работодателя неполной рабочей недели.

Чтобы определить среднюю заработную плату для расчета компенсации за неиспользуемый отпуск, необходим не только расчетный период, но и заработная плата и приравненные к ней выплаты, полученные работником за этот период.

Перечень выплат, которые участвуют в расчете средней зарплаты для оплаты компенсации за неиспользуемый отпуск, приведен в п. 3 Порядка № 100:

основная заработная плата;

доплаты и надбавки (за сверхурочную работу и работу в ночное время;

• совмещение профессий и должностей;

• расширение зон обслуживания или выполнение повышенных объемов работ рабочими-почасовиками;

• высокие достижения в труде (высокое профессиональное мастерство);

• условия труда;

• интенсивность труда; руководство бригадой, выслугу лет и другие);

производственные премии и премии за экономию конкретных видов топлива, электроэнергии и тепловой энергии; вознаграждение по итогам годовой работы и выслугу лет и т. п. 

Премии включаются в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату.

Единоразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включается в средний заработок путем прибавления к заработку каждого месяца расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год.

Все выплаты включаются в расчет средней заработной платы в том размере, в котором они начислены, без исключения сумм отчисления на налоги, взыскание алиментов и т. п. за исключением отчислений из заработной платы лиц, осужденных по приговору суда к исправительным работам без лишения свободы.

Это, в частности, касается «переходящих» выплат — больничных и отпускных.

При исчислении средней заработной платы для оплаты компенсации за неиспользованные отпуска, кроме указанных выше выплат, в фактический заработок включаются выплаты за время, в течение которого за работником сохраняется средний заработок (за время предыдущего ежегодного отпуска, выполнения государственных и общественных обязанностей, служебной командировки и т. п.), и пособие в связи с временной нетрудоспособностью.

Выплаты, которые в расчет средней заработной платы для оплаты компенсации за неиспользованные отпуска не включают при ведены в п. 4 Порядка № 100 и к ним, в частности, относятся:

► выплаты за выполнение отдельных поручений (единоразового характера), которые не входят в обязанности работника (за исключением доплат за совмещение профессий и должностей, расширение зон обслуживания или выполнение дополнительных объемов работ и выполнение обязанностей временно отсутствующих работников, а также разницы в должностных окладах, которая выплачивается работникам, которые выполняют обязанности временно отсутствующего руководителя предприятия или его структурного подразделения и не являются штатными заместителями);

► единоразовые выплаты (компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь, помощь работникам, которые уходят на пенсию, выходное пособие и т. п.);

► компенсационные выплаты на командировку и перевод (суточные, оплата за проезд, расходы на наем жилья, подъемные, надбавки, которые выплачиваются вместо суточных);

► премии за изобретения и рационализаторские предложения, за содействие внедрению изобретений и рационализаторских предложений, за внедрение новой техники и технологии, за сбор и сдачу лома черных, цветных и драгоценных металлов, сбор и сдачу на восстановление отработанных деталей машин, автомобильных шин, введение в действие производственных мощностей и объектов строительства (за исключением этих премий работникам строительных организаций, которые выплачиваются в составе премий за результаты хозяйственной деятельности);

► пенсии, государственная помощь, социальные и компенсационные выплаты;

► литературный гонорар штатным работникам газет и журналов, который выплачивается по авторскому договору;

► стоимость бесплатно выданной спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, мыла, моющих и обезвреживающих средств, молока и лечебно-профилактического питания;

► дотации на обеды, проезд, стоимость оплаченных предприятием путевок в санатории и дома отдыха;

► выплаты, связанные с юбилейными датами, днем рождения, за долголетнюю и безупречную трудовую деятельность, активную общественную работу и т. п.;

► заработная плата на работе по совместительству (за исключением работников, для которых включение ее в средний заработок предусмотрено действующим законодательством);

► суммы возмещения вреда, причиненного работнику увечьем или другим повреждением здоровья;

► доходы (дивиденды, проценты), начисленные по акциям трудового коллектива и вкладам членов трудового коллектива в имущество предприятия;

► компенсация работникам потери части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты.

Если выплаты, которые осуществлялись на предприятии, нельзя отнести ни к одному из подпунктов п. 4 Порядка (за работу в праздничные, нерабочие дни, индексация и т. п.), они будут учитываться при исчислении средней заработной платы (Письмо № 929/13/84-07).

Если оплачиваем компенсацию за неиспользованные отпуска в 2018 году, то в расчете участвует вознаграждение по итогам работы за 2017 год, начисленное в 2018 году в одном из месяцев расчетного периода.

Если же вознаграждение по итогам работы за год начислено в текущем году за текущий год, то его нельзя учитывать при выплате компенсации за неиспользованные отпуска. Так, при выплате компенсации за неиспользованные отпуска в 2018 году не попадут в расчет средней заработной платы вознаграждения по итогам работы за 2017 год, начисленные в 2017 году.

Как уже было отмечено выше, что для определения количества календарных дней в расчетном периоде для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска необходимо:

▪ суммировать все календарные дни в расчетном периоде;

▪ вычесть все праздничные и нерабочие дни, определенные ст. 73 КЗоТ Украины;

▪ вычесть дни, в течение которых работник в соответствии с законодательством или по другим уважительным причинам не трудился, и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично.

Пример 4. Работник увольняется 14 июня 2018 года. В соответствии с приказом ему при увольнении должны выплатить компенсацию за неиспользованные дни ежегодного отпуска за период с 15.11.2017 г. по 14.06.2018 г. (день увольнения включительно).

Продолжительность ежегодного основного отпуска, установленная на предприятии, — 24 календарных дня.

Рассчитаем общее количество дней неиспользованного отпуска, за которые положена денежная компенсация работнику, и результат приведем на рис. 5.

Рис. 5

где 212 календарных дней — это отработанный период с 15.11.2017 г. по 14.06.2018 г. (16 + 31 + 31 + 28 + 31 + 30 + 31 + 14);

8 календарных дней — количество праздничных и нерабочих дней в периоде с 15.11.2017 г. по 14.06.2018 г. (25 декабря 2017 года, 1 и 7 января 2018 года, 8 марта 2018 года, 8 апреля 2018, года, 1, 9 и 27 мая 2018 года);

365 календарных дней — общее количество календарных дней в рабочем году (с 15.11.2017 г. по 14.11.2018 г.);

11 календарных дней — общее количество праздничных и нерабочих дней в текущем рабочем году (с 15.11.2017 г. по 14.11.2018 г.).

Расчетный период для определения суммы отпускных: июнь 2017 года — май 2018 года.

Исходные данные по фонду оплаты труда увольняемого работника за расчетный период приведем в таблице 1.

Таблица 1


п/п

Виды зарплаты

Расчетный период

Всего

2017 год

2018 год

VI

VII

VIII

IX

X

XI

XII

I

II

III

IV

V

1.

Заработная плата

6000

4286

2727

6000

6000

6000

6000

6000

6000

6000

6000

6000

67 013

2.

Отпускные

1627

3254

4881

3.

Количество календарных дней

30

31

31

30

31

30

31

31

28

31

30

31

365

4.

Праздничные, нерабочие дни и отпуск без сохранения зарплаты

2

1

1

1

2

1

1

3

12

5.

Календарные дни, принимающие участие в расчете

28

31

31

30

30

30

30

29

28

30

29

28

353

Общая сумма выплат, участвующих в расчете средней зарплаты, составит 71 894 грн (67 013 грн + 4881 грн).

Среднедневная заработная плата составляет 203,67 грн (71 894 грн : 353 к. дн.).

Сумма компенсации за 14 календарных дней составила 2851,38 грн (203,67 грн х 14 к. дн.).

Типовой формы расчета компенсации за неиспользованные отпуска нет, поэтому предприятие вправе самостоятельно разработать такую форму. Условный образец такой формы приведем на рис. 6.

Рис. 6

Пример 5. Работник устроился на работу 18.04.2018 г., а 29.05.2018 г. увольняется.

Поскольку работник не отработал ни одного полного месяца (с первого по первое число) перед увольнением, расчетного периода, исходя из заработка которого необходимо производить исчисление средней зарплаты, в данном случае фактически нет.

Поэтому компенсацию исчисляют исходя из должностного (месячного) оклада (тарифной ставки), установленного на момент ее начисления (абзац 3 п. 4 Порядка № 100). Даже если работник увольняется в последний день месяца, месяц увольнения в расчет не берут при исчислении компенсации.

Месячный оклад работнику был установлен в размере 4300 грн.

Рассчитаем общее количество дней неиспользованного отпуска, за которые положена денежная компенсация работнику, и результат приведем на рис. 7.

Рис. 7

где 42 календарных дня — это отработанный период с 18.04.2018 г. по 29.05.2018 г. (13 + 29);

3 календарных дней — количество праздничных и нерабочих дней в периоде с 18.04.2018 г. по 29.05.2018 г. (1, 9 и 27 мая 2018 года);

365 календарных дней — общее количество календарных дней в рабочем году (с 18.04.2018 г. по 17.04.2019 г.);

11 календарных дней — общее количество праздничных и нерабочих дней в текущем рабочем году (с 18.04.2018 г. по 18.04.2019 г.).

Сумма выплат за расчетный период составляет 51 600 грн (4300 грн х 12 месяцев). Тарифную ставку (должностной оклад) умножают на условные 12 месяцев расчетного периода.

Среднедневная заработная плата составляет 145,76 грн (51 600 грн : 354 к. дн.).

Сумма компенсации за 3 календарных дня составила 437,28 грн (145,76 грн х 3 к. дн.).

Пример 6. Работник (админперсонал) принят на работу 10.04.2018 г., уволен 31.05.2018 г. Он отработал все рабочие дни в течение этого периода.

По его должности продолжительность ежегодного основного отпуска — 24 календарных дня, и его должность включена в список работников с ненормированным рабочим днем, что дает право на дополнительный отпуск — 7 календарных дней.

Должностной оклад работника установлен в размере 6400 грн, и назначена надбавка — 20 % к должностному окладу.

Рассчитаем общее количество дней неиспользованного основного отпуска, за которые положена денежная компенсация работнику, и результат приведем на рис. 8.

Рис. 8

где 52 календарных дня — это отработанный период с 10.04.2018 г. по 31.05.2018 г. (21 + 31);

3 календарных дней — количество праздничных и нерабочих дней в периоде с 10.04.2018 г. по 31.05.2018 г. (1, 9 и 27 мая 2018 года);

365 календарных дней — общее количество календарных дней в рабочем году (с 10.04.2018 г. по 09.04.2019 г.);

11 календарных дней — общее количество праздничных и нерабочих дней в текущем рабочем году (с 10.04.2018 г. по 09.04.2019 г.).

Далее рассчитаем общее количество дней неиспользованного дополнительного отпуска, за которые положена денежная компенсация работнику, и результат приведем на рис. 9.

Рис. 9

где 7 календарных дней — это дополнительный отпуск, который предоставляется работнику за полностью отработанный год. Остальные дни такие же как на рис. 8.

Сумма выплат за расчетный период составляет 76 800 грн (6400 грн х 12 месяцев). Доплаты и надбавки не учитывают, поскольку согласно Порядку № 100 расчет следует производить исходя из должностного оклада.

Среднедневная заработная плата составляет 216,95 грн (76 800 грн : 354 к. дн.).

Сумма компенсации за 4 календарных дня составила 867,80 грн (216,95 грн х 4 к. дн.).

Документальное оформление компенсации за неиспользованный дни отпуска

Для получения компенсации работник (наследник) должен подать заявление о ее выплате. Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать основание для получения компенсации (увольнение, перевод на другое место работы, замена части ежегодного отпуска, смерть работника).

Заявление нужно для того, чтобы руководитель принял такое решение, так как он имеет право не выплачивать работнику компенсацию за неиспользованные дни отпуска, а предоставить отпуск перед увольнением.

Образец заявления для выплаты компенсации за неиспользованные дни отпуска приведем на рис. 10.

Рис. 10

Далее на основании заявления работника издается приказ о выплате денежной компенсации (рис. 11).

Рис. 11

Компенсация при переводе на другое предприятие

При увольнении по переводу (п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗоТ Украины) у работника есть право по своему желанию денежную компенсацию за неиспользованные дни ежегодного отпуска не получать на руки, а перечислить ее на счет предприятия, на которое он перешел.

Данное право работникам предоставляет ч. 3 ст. 24 Закона об отпусках.

В таком случае в стаж работы, дающий право на ежегодный (основной и дополнительный) отпуск на новом месте работы, засчитывается период, за который работник не использовал дни отпуска у прежнего работодателя.

В этой ситуации работник сможет получить отпуск полной продолжительности до окончания 6-месячного срока работы на новом предприятии (п. 8 ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках).

Получается, что, увольняясь по переводу, работник по желанию может выбрать один из следующих вариантов:

— уйти в отпуск с последующим увольнением (если позволяют условия перевода);

— получить в день увольнения компенсацию за неиспользованные дни ежегодного и дополнительного «детского» (при наличии права на него) отпусков;

— получить в день увольнения компенсацию за неиспользованные дни дополнительного «детского» отпуска (при наличии права на него) и потребовать от работодателя перечислить компенсацию за неиспользованные дни ежегодных отпусков на счет предприятия, на которое работник будет переведен.

Как видим, что нет варианта, при котором новому работодателю перечисляют компенсацию и за ежегодный, и за «детский» отпуска.

Почему?

Дело в том, что на новое место работы может быть перечислена компенсация только за неиспользованные дни ежегодных (основного и дополнительных) отпусков. Это следует из положений ст. 83 КЗоТ Украины и ст. 24 Закона об отпусках.

Таким образом, компенсация за неиспользованные дни дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, должна быть выплачена непосредственно работнику.

Для перечисления компенсации за неиспользованный отпуск на счет нового работодателя работник должен подать предприятию, с которого он увольняется, соответствующее заявление. В нем следует указать реквизиты для перечисления суммы компенсации.

В свою очередь предприятие, оформляющее работнику компенсацию за неиспользованный отпуск, обязано предоставить ему справку или направить ее в адрес предприятия — получателя суммы компенсации о количестве дней неиспользованного отпуска и сумме компенсации.

Бухгалтерский и налоговый учет сумм компенсации за неиспользованные дни отпуска

Оплату денежных компенсаций за неиспользованные ежегодные (основные и дополнительные) отпуска, а также за дополнительные отпуска на детей (в размерах, предусмотренных законодательством) считают выплатами за неотработанное рабочее время и относят к фонду дополнительной зарплаты.

Бухгалтерский учет

Расходы на оплату труда (в том числе компенсация за неиспользованный отпуск) согласно нормам П(С)БУ 16 отражаются в составе прямых расходов на оплату труда или в составе общепроизводственных расходов в момент их начисления.

Кроме того, ЕСВ, начисленный на сумму компенсации, также относится к расходам предприятия, начисляющего компенсацию.

В бухгалтерском учете начисление компенсации за неиспользованный отпуск отражают по кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате», а начисление на нее ЕСВ — по кредиту субсчета 651 «По расчетам по общеобязательному государственному социальному страхованию».

Если на вашем предприятии создается резерв отпусков, тогда субсчета 661 и 651 должны корреспондировать с дебетом субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков».

Работник при увольнении может либо использовать причитающиеся ему дни отпуска, либо получить денежную компенсацию.

Когда предприятие создает резерв отпусков, оно учитывает всех работников, которые не использовали свои отпуска, в том числе и тех, которые вместо причитающихся им дней отпуска захотят получить денежную компенсацию.

Таким образом суммы, выплачиваемые как компенсация за неиспользованные дни отпуска, уже отражены в расходах предприятия при помесячном начислении обеспечения на оплату отпусков.

Следовательно, в бухгалтерском учете компенсацию надо отражать как обычные отпускные (по дебету субсчета 471), чтобы искусственно не были завышены расходы предприятия.

В случае если в соответствии с П(С)БУ резерв отпусков не создавался или его сумма не покрывает размера выплачиваемой компенсации, расходы, связанные с начислением компенсации за неиспользованные дни отпусков, отражают в зависимости от места работы сотрудника по дебету счетов:

♦ 15 «Капитальные инвестиции»;

♦ 23 «Производство»;

♦ 91 «Общепроизводственные расходы»;

♦ 92 «Административные расходы»;

♦ 93 «Расходы на сбыт»;

♦ 94 «Прочие расходы операционной деятельности».

Налоговый учет

Согласно пп. 14.1.48 п. 14.1 ст. 14 разд. I НК Украины компенсационные выплаты, осуществляемые в связи с отношениями трудового найма (в рассматриваемом случае — компенсация за неиспользованный отпуск), являются заработной платой.

В соответствии с пп. 164.2.1 п. 164.2 ст. 164 разд. IV НК Украины они подлежат обложению налогом на доходы физических лиц (НДФЛ).

На том же основании суммы компенсации облагаются военным сбором (п.161 поразд. 10 разд. ХХ НК Украины).

Кроме того, поскольку компенсационные выплаты входят в состав заработной платы, сумма компенсации за неиспользованный отпуск является базой для начисления ЕСВ (ст. 7 Закона о ЕСВ). К сумме компенсации применяют те же ставки ЕСВ, что и для заработной платы, то есть в общем случае — 22 %, а для инвалидов, работающих у юридических лиц, — 8,41 %.

Таким образом, необходимо произвести все стандартные начисления и удержания (НДФЛ, военный сбор и ЕСВ).

При этом нужно помнить, что если компенсация по каким-либо причинам начисляется после увольнения работника, сумма компенсации не подлежит обложению ЕСВ, поскольку является платой за неотработанное время.

Такой вывод можно сделать на основании норм ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ.

Если работник увольняется, не отработав месяц полностью, из-за чего база начисления ЕСВ по такому работнику оказалась меньше минимальной зарплаты (МЗП), требование о ЕСВ с МЗП применять не нужно.

Это следует из п. 8 разд. ІІІ Инструкции № 449, в котором прямо сказано, что «минимальное» правило применяют только в том случае, когда работник находился в трудовых отношениях полный календарный месяц или отработал все календарные дни отчетного месяца. Следовательно, если работник уволен последним рабочим днем месяца, отработав его полностью, правило о начислении ЕСВ с МЗП соблюдать надо.

Поскольку компенсация за неиспользованный отпуск, как правило, начисляется одновременно с заработной платой, поэтому сумма компенсации включается в состав месячного налогооблагаемого дохода.

Следовательно, для определения объекта обложения НДФЛ и военным сбором будет учитываться вся сумма дохода за месяц (зарплата + компенсация за неиспользованный отпуск).

Если из дохода работника производятся удержания по исполнительным листам (например, алименты), сумма компенсации за неиспользованный отпуск также является объектом взыскания, поскольку согласно ст. 73 Закона об исполнительном производстве она не относится к выплатам, на которые не может быть обращено взыскание.

Порядок налогообложения сумм компенсации при переводе

Предприятие, осуществляющее начисление суммы компенсации, является по отношению к работнику налоговым агентом.

Следовательно, все налоги и удержания (НДФЛ, военный сбор и ЕСВ) должны быть уплачены в бюджет в момент перечисления суммы компенсации в адрес нового места работы работника (пп. 168.1.2 п. 168.1 ст. 168 разд. IV НК Украины).

Предприятие, с которого увольняется работник, в отчетности отражает сумму «переводной» компенсации в общем порядке, аналогично компенсации, выплачиваемой на руки.

Если по каким-либо причинам компенсация начислена, но не перечислена, то в течение 20 дней, следующих за последним днем отчетного периода, в котором было произведено начисление, необходимо уплатить ЕСВ (абзац 1 ч. 8 ст. 9 Закона о ЕСВ).

Кроме того, в течение 30 дней необходимо уплатить НДФЛ (пп. 168.1.5 п. 168.1 ст. 168 разд. IV НК Украины).

Предприятие, получившее такие денежные средства, не отражает их в составе доходов и, соответственно, в составе расходов при выплате работнику.

Суммы компенсации, выплачиваемые работнику на новом месте работы, нужно отражать на субсчете 663 «Расчеты по прочим выплатам», а не на субсчете 661 «Расчеты по заработной плате».

Список использованных документов

КЗоТ Украины Кодекс законов о труде Украины

НК Украины Налоговый кодекс Украины

Закон о ЕСВ — Закон Украины от 08.07.2010 г. № 2464-VI «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование»

Закон об исполнительном производстве — Закон Украины от 02.06.2016 г. № 1404-VIII «Об исполнительном производстве»

Закон об отпусках — Закон Украины от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР «Об отпусках»

Инструкция № 449 — Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная приказом Минфина Украины от 20.04.2015 г. № 449

П(С)БУ 16 — Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 «Расходы», утвержденное приказом Минфина Украины от 31.12.1999 г. № 318

Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный Постановлением КМУ от 08.02.1995 г. № 100

Письмо № 929/13/84-07 — Письмо Минсоцполитики Украины от 20.12.2007 г. № 929/13/84-07 «Относительно применения норм порядка исчисления средней заработной платы № 100 для расчета отпускных»

Письмо № 493/18/99-14 — Письмо Министерства социальной политики Украины от 06.10.2014 г. № 493/18/99-14 «О расчете выплат»

Письмо № 807/13/155-13 — Письмо Министерства социальной политики Украины от 25.02.2015 г. № 807/13/155-13 «О выплате денежной компенсации за не использованные работником дни ежегодных и социального отпусков»

Письмо № 76/13/116-15 — Письмо Министерства социальной политики Украины от 25.02.2015 г. № 76/13/116-15 «О предоставлении социального отпуска работникам, имеющим детей»

Письмо № 4053/0/14-15/18 — Письмо Министерства социальной политики Украины от от 24.03.2015 г.. № 4053/0/14-15/18 «О предоставлении разъяснений»

Письмо № 774/13/116-15 — Письмо Министерства социальной политики Украины от 29.12.2015 г. № 774/13/116-15 «О предоставлении отпуска инвалидам»

Напечатать Напечатать
Cкачать pdf
Поделиться: